1. Xây dựng hệ thống thông tin bằng Excel Server

Tổ chức, vai trò và người dùng

• Mục đích của hệ thống thông tin là "kết nối đúng người với đúng thông tin vào đúng thời điểm". Hệ thống này thường được sử dụng không phải bởi một cá nhân đơn lẻ, mà bởi những người ở nhiều vị trí khác nhau trong một tổ chức, mỗi người có trách nhiệm và quyền truy cập thông tin khác nhau. Trong Excel Server, mô-đun "Bảng điều khiển Quản lý" cho phép dễ dàng xác định cấu trúc tổ chức, vai trò và người dùng trong hệ thống. Các tổ chức thường được gọi là các bộ phận phòng ban, vai trò đại diện cho các chức năng khác nhau, và người dùng là những cá nhân thực sự có thể đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các thao tác. Mỗi người dùng thuộc một phòng ban khác nhau, có vai trò khác nhau, và do đó có các mức độ quyền truy cập thông tin khác nhau.

2. Hệ thống thông tin được cấu thành từ các "Biểu mẫu"

• Hệ thống thông tin bao gồm mọi loại thông tin trong một tổ chức, bao gồm tài liệu kinh doanh, báo cáo thống kê, thẻ, sổ cái, v.v. Thông tin này cần được lưu trữ tập trung, chia sẻ bởi nhiều người, lưu hành hợp lý và sử dụng toàn diện.
• Trong Excel Server, tất cả các loại thông tin cần quản lý được gọi chung là "Biểu mẫu". "Biểu mẫu" là một khái niệm cơ bản trong Excel Server; một hệ thống thông tin được tạo thành từ các biểu mẫu. Nói một cách đơn giản, "Biểu mẫu = ví dụ biểu mẫu + hướng dẫn điền biểu mẫu". Đối với mỗi loại thông tin cần quản lý, chúng tôi thiết kế một "biểu mẫu" để chuẩn hóa cách thông tin đó được báo cáo, lưu trữ, chuyển giao giữa các vị trí khác nhau, tính toán và tham chiếu với các thông tin khác.
• Ví dụ, đối với đơn đặt hàng bán, chúng tôi định nghĩa một "mẫu đơn đặt hàng" có dạng như sau:

Hình 1-2 biểu mẫu

Với biểu mẫu này, người dùng được ủy quyền có thể nhập thông tin đơn hàng theo biểu mẫu này và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu hệ thống. Như hình minh họa:

Hình 1-3 Nhập dữ liệu theo "biểu mẫu" và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu

Đối với biểu mẫu, ngoài bảng, chúng ta cũng có thể chỉ định:

• Quyền biểu mẫu.
  Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể điền "đơn hàng", nhưng mỗi nhân viên chỉ có thể xem các đơn hàng họ đã điền, chứ không phải các đơn hàng do người khác điền; giám đốc bán hàng, giám đốc tài chính và tổng giám đốc có thể xem tất cả các đơn hàng, v.v.
   
• Quy định luồng biểu mẫu giữa các vị trí khác nhau (quy trình làm việc).
• Ví dụ, mẫu đơn hàng trước tiên được nhân viên bán hàng điền, sau đó chuyển cho quản lý bán hàng để phê duyệt. Sau khi quản lý bán hàng phê duyệt, mẫu đơn hàng sẽ được chuyển cho quản lý kho để xuất hàng. Nếu không được phê duyệt, đơn hàng sẽ bị hủy.

Hình 1-4 Định nghĩa quy trình làm việc theo đồ họa

• Yêu cầu nhập liệu (thông số dữ liệu) khi điền mẫu.
  Ví dụ: "Số đơn hàng" được hệ thống tự động tạo; trường "Nhập" mặc định là tên người dùng đăng nhập hiện tại và không thể thay đổi; trường "Tên khách hàng" được chọn từ danh sách thả xuống và không thể nhập tùy ý; v.v.
   
• Mối quan hệ tham chiếu dữ liệu (công thức liên bảng) giữa mẫu này và các mẫu khác.
  Ví dụ: khi nhập đơn hàng, tên khách hàng không thể được nhập tùy ý mà phải được chọn từ danh sách thả xuống. Tên khách hàng có thể chọn trong danh sách thả xuống được lấy từ thông tin khách hàng đã được nhập trong một mẫu "Biểu mẫu Đăng ký Khách hàng" khác; v.v.

3. Sử dụng giao diện bảng tính quen thuộc để vận hành

• Như đã đề cập trước đó, một hệ thống thông tin được tạo thành từ các mẫu. Việc xây dựng một hệ thống thông tin bằng Excel Server là quá trình xác định các mẫu. Việc xác định mẫu bắt đầu bằng việc vẽ một mẫu bảng. Làm thế nào để vẽ một mẫu bảng? Hãy sử dụng bảng tính. Hãy sử dụng Excel!
• Bảng tính là một công cụ xử lý thông tin rất phổ biến trong các doanh nghiệp và tổ chức. Mọi người đều quen thuộc với việc sử dụng bảng tính và quen sử dụng chúng để xử lý công việc hàng ngày. Excel Server sử dụng bảng tính làm giao diện thao tác chính. Để định nghĩa một mẫu, bạn cần vẽ định dạng mẫu trên tệp Excel và điền dữ liệu, giống như thao tác trên một tệp Excel thông thường.

Hình 1-5 Bạn có thể vận hành nó thông qua giao diện Excel quen thuộc

• Hệ thống thông tin được xây dựng trên máy chủ Excel rất dễ sử dụng vì nhiều thao tác có thể được thực hiện thông qua giao diện bảng tính. Mọi người đều quen thuộc với nó và các thao tác rất dễ nắm vững. Giao diện (mẫu) của mỗi chức năng trông rất giống với bảng tính Excel được sử dụng trong công việc hàng ngày, giúp mọi người có thể bắt đầu nhanh chóng. Điều này vô hình chung giải quyết một trong những rủi ro thường gặp trong quá trình tin học hóa doanh nghiệp: chi phí đào tạo của người dùng cuối đối với hệ thống mới và sự khó chịu cũng như sự phản kháng phát sinh, từ đó giảm đáng kể khó khăn trong việc triển khai hệ thống thông tin và cải thiện tỷ lệ thành công của việc tin học hóa.

4. Máy chủ Excel ≠ Excel

Người dùng Excel Server mới, trước khi hiểu rõ chi tiết, thường tự hỏi: Sự khác biệt giữa Excel Server và bảng tính Excel là gì? Nó có phải là phần bổ sung cho Excel không? Nó có phải là sự thay thế cho Excel không? Cả hai đều không. Ngoài việc sử dụng bảng tính Excel làm giao diện máy khách, Excel Server và phần mềm bảng tính Excel rất khác nhau; chúng là hai chương trình phần mềm hoàn toàn khác nhau.

• Các chức năng và mục đích khác nhau

Mục đích của Excel Server là xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp. Excel là công cụ máy tính để bàn dành cho cá nhân hoặc nhóm sử dụng.

• Các chức năng khác nhau

Excel Server cung cấp nhiều chức năng khác nhau mà một hệ thống thông tin cần, bao gồm: định nghĩa về tổ chức, vai trò và nhân sự; thiết kế biểu mẫu, định nghĩa từ điển dữ liệu và tạo bảng cơ sở dữ liệu; định nghĩa và vận hành quy trình công việc; định nghĩa và thực hiện tự động các phương pháp thống kê dữ liệu; phương pháp vận hành WEB; giao diện tin nhắn ngắn; giao diện email; tích hợp dữ liệu với các hệ thống thông tin khác, v.v.

• Các cách quản lý thông tin khác nhau

Mọi thông tin được quản lý bởi máy chủ Excel đều được lưu trữ tập trung trong cơ sở dữ liệu và dữ liệu trên Excel được lưu trữ trong các tệp Excel.

• Các phương pháp hoạt động khác nhau

Ngoài khả năng vận hành thông qua giao diện bảng tính, máy chủ Excel cũng có thể được vận hành thông qua trình duyệt.

• Kiến trúc hệ thống khác nhau

Excel Server sử dụng kiến ​​trúc ba tầng. Bạn cần cài đặt riêng biệt cả máy chủ và máy khách trong quá trình cài đặt. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết trong các phần sau.

5. Excel Server cho phép người dùng quản lý độc lập quá trình thông tin của họ

• Khái niệm thiết kế cơ bản của Excel Server là "quyền tự chủ của người dùng". Nó không phụ thuộc vào các nhà sản xuất phần mềm, cũng không tin tưởng mù quáng vào các nhà tư vấn quản lý. Nó cho phép các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh của các doanh nghiệp và tổ chức trở thành lực lượng chủ đạo trong việc hiện thực hóa thông tin hóa doanh nghiệp.
• Đầu tiên, nhu cầu được tự xác định. Sử dụng Excel Server để thiết kế hệ thống, mỗi chức năng (mẫu) được xác định dựa trên tình hình kinh doanh thực tế của công ty, đảm bảo hệ thống đáp ứng nhu cầu kinh doanh ở mức độ cao nhất có thể. Điều này khác biệt đáng kể so với việc mua phần mềm đóng gói sẵn.
• Thứ hai, quyền tự chủ về nhân sự. Excel Server được thiết kế cho người dùng cuối, và người dùng của nó là ban quản lý và nhân sự kinh doanh chủ chốt của công ty. Quy trình thiết kế hệ thống là sự mở rộng tự nhiên của quy trình thiết kế bảng tính quản lý, quy trình lập kế hoạch và thiết lập hệ thống quản lý thực tế. Nó không yêu cầu viết một dòng mã nào, cũng không đòi hỏi chuyên môn máy tính sâu rộng. Đây là một sự khác biệt đáng kể so với việc thuê một công ty phần mềm để phát triển hoặc thuê chuyên gia máy tính nội bộ. Các công ty không còn phải lo lắng về việc tuyển dụng hay giữ chân nhân tài máy tính, bởi vì lực lượng chính của công nghệ thông tin không còn là nhân viên kỹ thuật, những người phải được đào tạo chuyên sâu, mà là nhân viên kinh doanh và quản lý.
• Thứ ba, tính tự chủ của quy trình. Như đã thảo luận trước đó, một hệ thống thông tin được xây dựng bằng Excel Server bao gồm một "mẫu", đại diện cho một loại tài liệu, quy trình hoặc báo cáo. Thông tin hóa doanh nghiệp không nhất thiết phải là một mục tiêu lớn lao hay một kế hoạch nhiều giai đoạn, mà là một nỗ lực từng bước trong công việc hàng ngày: đầu tiên, triển khai một tài liệu hoặc quy trình vào hệ thống, sử dụng nó, cải tiến nó, sau đó chuyển sang giai đoạn thứ hai, thứ ba, v.v. Khi hệ thống dần phát triển, việc tối ưu hóa và cải tiến quy trình có thể được thực hiện một cách nhẹ nhàng, tinh tế chuyển đổi hoạt động và nâng cao năng lực quản lý.