HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

I. Giới thiệu hệ thống

1. Tổng quan hệ thống:

Hệ thống này là một hệ thống quản lý tài sản cố định cho phép các hoạt động như niêm yết, kích hoạt, mượn, sửa chữa, lưu trữ, loại bỏ, hư hỏng và in nhãn cho tài sản cố định. Hệ thống hỗ trợ lưu các chứng từ niêm yết và bằng chứng liên quan dưới dạng tệp đính kèm và cũng có thể lưu hình ảnh mã QR.
Hệ thống có sẵn trong hai phiên bản: Phiên bản Doanh nghiệp Tiêu chuẩn và Phiên bản Doanh nghiệp Nâng cao. Ứng dụng Phiên bản Doanh nghiệp Nâng cao được gọi là AssMan. Cơ sở dữ liệu phụ trợ sử dụng SQL Server 2008 R2.
Để tăng cường quản lý tài sản cố định, hệ thống gán các thuộc tính bộ phận mua sắm và sử dụng cho từng tài sản cố định để phân biệt quyền sở hữu, quyền sử dụng và nghĩa vụ quản lý. Ngoài ra, hệ thống gán một thuộc tính vị trí vật lý cho từng tài sản cố định để tạo điều kiện theo dõi và quản lý.

2. Tổng quan chức năng:

Như thể hiện trong hình bên dưới, hệ thống bao gồm hai thành phần: dữ liệu chính và quản lý tài sản cố định. Thành phần dữ liệu chính lưu trữ dữ liệu cơ bản mà hệ thống yêu cầu và thường được quản trị viên hệ thống duy trì. Thành phần quản lý tài sản cố định chứa các mẫu được sử dụng trong quy trình quản lý tài sản cố định và thường được người dùng vận hành trực tiếp.

Phần dữ liệu chính bao gồm:

Loại nguồn: Cho biết nguồn gốc tài sản cố định mà doanh nghiệp mua lại.
Phân loại vị trí: Cho biết loại vị trí lưu trữ tài sản cố định, thường được phân loại dựa trên mức độ rủi ro và đặc điểm của vị trí.
Bảng vị trí vật lý: Bảng này lưu trữ tên của tất cả các vị trí có thể lưu trữ tài sản cố định, được biểu diễn theo dạng cây.
Phương pháp khấu hao: Bảng này hiển thị các phương pháp khấu hao có thể được doanh nghiệp sử dụng cho tài sản cố định.
Loại tài sản: Bảng này phân loại tài sản cố định dựa trên các tiêu chí cụ thể, được biểu diễn theo dạng cây.
Trạng thái tài sản: Bảng này cho biết tình trạng của tài sản cố định và liệu tài sản đó có thể được sử dụng hay không.
Các trạng thái này bao gồm: Đang sử dụng, Đang sửa chữa, Đã niêm phong và Bị hư hỏng.

Phần Quản lý Tài sản cố định bao gồm:
1. Đăng ký và Kích hoạt: Dùng để đăng ký và phân bổ tài sản cố định cho các phòng ban cụ thể khi mới mua.
2. Khấu hao: Tính khấu hao hàng tháng cho tài sản cố định.
3. Đơn xin mượn: Khi điều chuyển tài sản cố định từ phòng ban này sang phòng ban khác, cần phải có phê duyệt theo quy trình mượn.
4. Biên bản sửa chữa: Mẫu này là bắt buộc khi tài sản cố định cần gửi ra ngoài công ty để sửa chữa hoặc bảo trì.
5. Thiệt hại tài sản: Mẫu này dùng để đánh giá tổn thất, xác định nguyên nhân và phân công trách nhiệm khi tài sản cố định bị hư hỏng.
6. Mất mát: Mẫu này dùng khi tài sản cố định bị mất.
7. Hủy bỏ: Mẫu này dùng khi tài sản cố định được hủy bỏ .
8. Vào và Ra: Mẫu này bao gồm cả mẫu đi và mẫu đến, cả hai đều dùng chung một bảng dữ liệu. Đối với tài sản cố định không sử dụng lâu dài, chúng có thể được chuyển vào kho và niêm phong cho đến khi cần.
9. In nhãn: Mẫu này in nhãn tài sản cố định và mã QR.
10. Chuyển giao tài sản: Mẫu này được sử dụng khi tài sản được chuyển giao trong cùng một phòng ban hoặc khi chủ sở hữu được chuyển giao.

II. Hướng dẫn vận hành

1. Danh mục Tài sản:
Một danh mục tài sản bao gồm số danh mục, tên danh mục và số danh mục cha, như minh họa trong hình bên dưới. Danh mục tài sản được sắp xếp theo cấu trúc cây dựa trên số chữ số trong số danh mục. Cấp độ từ 1 đến 4 được biểu thị bằng các số có chữ số lần lượt là 3, 2, 2 và 2. Ví dụ: trong A06010211, A06 biểu thị cấp độ 1, 01 biểu thị cấp độ 2, 02 biểu thị cấp độ 3 và 11 biểu thị cấp độ 4. Do đó, khi thêm danh mục tài sản mới, bạn phải nhập đúng số danh mục.

2. Bảo trì Bảng Vị trí Vật lý:
Bảng vị trí vật lý bao gồm số hiệu vị trí, tên vị trí, số hiệu vị trí cha, danh mục và ghi chú, như minh họa trong hình bên dưới. Bảng vị trí vật lý được tổ chức thành cấu trúc cây dựa trên số hiệu vị trí và số hiệu vị trí cha. Do đó, khi thêm một danh mục tài sản không phải là nút gốc, số hiệu vị trí cha của vị trí đó phải được nhập chính xác.

3. Khởi tạo và nhập sổ

Khi một công ty lần đầu mua tài sản cố định, trước tiên chúng phải được đăng ký. Chỉ sau khi đăng ký hoàn tất, chúng mới có thể được phân bổ cho bộ phận thích hợp để sử dụng. Quy trình này được kiểm soát bởi quy trình Kế toán và Kích hoạt trong hệ thống này.

Bảng nhập và kích hoạt được hiển thị trong hình bên dưới. Trong giai đoạn nhập, người dùng phải nhập số tài sản, tên tài sản, thông số kỹ thuật, nhà sản xuất, giá trị ban đầu, thời gian sử dụng, bộ phận mua sắm, bộ phận sử dụng, phương pháp khấu hao, loại tài sản, ghi chú, đơn giá, nhà phân phối, mã QR, chứng từ nhập, phương pháp mua, số lượng, mã loại tài sản, số thứ tự, người chịu trách nhiệm và địa điểm thực tế. Trong giai đoạn kích hoạt, người dùng phải nhập ngày kích hoạt, trạng thái, địa điểm thực tế và chứng từ kích hoạt. Số tài sản bao gồm hai phần: nửa đầu là số thứ tự của tài sản và nửa sau là số loại tài sản.

Lưu ý: Người chịu trách nhiệm trong hệ thống này là người sử dụng tài sản hoặc có trách nhiệm quản lý tài sản.
Bộ phận mua sắm trong hệ thống này là bộ phận sở hữu tài sản, nghĩa là ngân sách được sử dụng cho việc mua sắm là ngân sách của bộ phận đó.

4. Khấu hao tài sản cố định và quy trình phê duyệt khấu hao

Người dùng có thể cần phải tích lũy khấu hao cho tài sản cố định hàng tháng. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng bảng khấu hao như hình dưới đây. Chọn tài sản cố định từ danh sách bật lên và nhập số tiền khấu hao tương ứng cho tháng hiện tại. Sau khi lưu, biểu mẫu cần được phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động cập nhật khấu hao lũy kế của tài sản tương ứng.

5. Đề nghị mượn dùng

Khi một bộ phận mượn tài sản cố định từ một bộ phận khác, bộ phận sử dụng, người chịu trách nhiệm và địa điểm thực tế sẽ thay đổi, đòi hỏi phải phê duyệt và cập nhật dữ liệu. Quy trình này liên quan đến bộ phận sở hữu tài sản, bộ phận đang sử dụng và bộ phận mượn. Quy trình phê duyệt được thể hiện trong hình bên dưới.

Người dùng có thể sử dụng mẫu đơn xin vay tài sản cố định được hiển thị trong hình bên dưới để hoàn tất quá trình phê duyệt và cập nhật dữ liệu.

6. Thiệt hại tài sản
Khi phát hiện tài sản cố định bị hư hỏng, công ty cần đánh giá mức độ thiệt hại, điều tra nguyên nhân và quy trách nhiệm cho các cá nhân liên quan. Quy trình cụ thể được thể hiện trong hình dưới đây:

Người dùng có thể sử dụng mẫu khai báo thiệt hại tài sản được hiển thị trong hình bên dưới để hoàn tất việc khai báo. Sau khi mẫu khai báo được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái của tài sản thành "thiệt hại"

7. Hồ sơ Sửa chữa:
Khi tài sản cố định bị hư hỏng, ban quản lý có thể quyết định loại bỏ hoặc sửa chữa dựa trên kết quả đánh giá. Nếu vẫn cần sửa chữa, người dùng có thể điền vào mẫu hồ sơ sửa chữa, gửi cho nhân viên liên quan để phê duyệt, sau đó gửi đến địa điểm sửa chữa để sửa chữa. Quy trình sửa chữa và mẫu hồ sơ sửa chữa được hiển thị trong hình bên dưới.
Sau khi người dùng hoàn tất thao tác sửa chữa, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái tài sản thành "Đang sửa chữa". Khi trả lại tài sản sau khi sửa chữa, người dùng cần chọn kết quả sửa chữa, và hệ thống sẽ cập nhật trạng thái tài sản tương ứng.

8.Huỷ và thanh lý tài sản
Khi cần thanh lý tài sản, người dùng phải điền vào mẫu đăng ký trước. Sau khi được chấp thuận, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái tài sản. Quy trình được minh họa như hình dưới đây.

Hình bên dưới là mẫu đơn xin thanh lý tài sản. Người dùng cần điền đầy đủ thông tin như số tài sản, lý do thanh lý, bằng chứng thanh lý và địa điểm lưu trữ sau khi thanh lý.