HỆ THỐNG QUẢN LÝ THIẾT BỊ
I. Sơ đồ hệ thống:
Như thể hiện trong hình trên, hệ thống bao gồm sáu mô-đun: dữ liệu cơ bản, quản lý thiết bị, phụ tùng thay thế, quản lý tài liệu, sự cố thiết bị, bảo trì và sửa chữa.
II. Cài đặt hệ thống
Cài đặt thông tin hệ thống được hoàn tất trong "Bảng điều khiển Quản trị". Trong hệ thống này, các thông số kỹ thuật dữ liệu và thông tin người dùng sau đây được thiết lập. Người dùng có thể thêm người dùng và thông số kỹ thuật dữ liệu khi cần. Để biết các thao tác cụ thể, vui lòng tham khảo "Hướng dẫn Chi tiết về Excel Server".
(1) Thông tin phòng ban, chức năng và người dùng:
III. Hướng dẫn và giới thiệu chức năng
1. Quản lý thiết bị
Khi điền báo cáo ban đầu, bạn chỉ cần điền vào các mục "Thông tin cơ bản", "Hình ảnh bên ngoài" và "Tài liệu" của thiết bị. Ba bảng tính còn lại - "Thông tin phụ tùng", "Hồ sơ bảo trì" và "Lịch sử thiết bị" - được bổ sung bằng cách sử dụng chức năng ghi lại công thức để bổ sung thông tin khi điền vào các biểu mẫu khác.
"Nhà sản xuất" và "Nhà phân phối" được chọn thông qua danh sách thả xuống, và việc nhập liệu thủ công cũng được hỗ trợ. Thông tin khách hàng mới được thêm vào sẽ tự động tạo biểu mẫu thông tin khách hàng mới.
Đối với "Bảng thông tin thiết bị", chức năng của nó là tóm tắt thông tin của tất cả các thiết bị để dễ dàng in và lưu.
2. Phụ tùng thay thế
Khi nộp báo cáo lần đầu, bạn cần hoàn thành ba bảng tính này. Thiết bị liên quan là thiết bị sử dụng linh kiện. Sau khi điền vào trường "Thiết bị liên quan" và lưu, thông tin cơ bản của linh kiện sẽ tự động được thêm vào bảng tính "Thông tin Phụ tùng" trong bảng tính "Chi tiết Thiết bị".
Đối với chứng từ xuất và nhập Phụ tùng, nếu số lượng tồn kho của một phụ tùng cụ thể thấp hơn số lượng tồn kho tối thiểu sau khi xuất, hệ thống sẽ đánh dấu màu đỏ và cung cấp giải thích bằng văn bản bên dưới. Nếu số lượng tồn kho của một phụ tùng cụ thể lớn hơn số lượng tồn kho tối đa sau khi nhập, hệ thống sẽ đánh dấu màu đỏ và cung cấp giải thích bằng văn bản bên dưới.
3. Bảo trì và sửa chữa
“Bản ghi bảo trì thiết bị” bao gồm 5 luồng công việc.
- Người nộp đơn điền vào “Phiếu ghi chép bảo trì thiết bị”;
- Sau khi lưu, hồ sơ được chuyển đến cấp trên của người nộp đơn để phê duyệt;
- Khi ý kiến chấp thuận của phòng ban là “Đồng ý”, văn bản sẽ được chuyển cho giám đốc phòng bảo trì;
(4) Người quản lý bảo trì phân công người bảo trì chịu trách nhiệm về vấn đề này, ví dụ phân công "Tiểu Lâm" hoàn thành công việc này, sau đó lệnh bảo trì được chuyển cho Tiểu Lâm;
(5) Khi trạng thái sửa chữa = “Hoàn thành”, lệnh sửa chữa được chuyển cho người nộp đơn.
Khi hoàn thành "Hồ sơ bảo trì thiết bị", hai việc cũng được thực hiện cùng lúc:
- Hồ sơ bảo trì được thêm vào bảng chi tiết [Chi tiết thiết bị_Hồ sơ bảo trì] của [Chi tiết thiết bị];
- Nếu cần thay thế phụ kiện trong quá trình bảo trì, số lượng phụ kiện tương ứng trong [Bảng thông tin phụ kiện_Thông tin cơ bản] cũng sẽ giảm tương ứng.
4. Sự cố thiết bị
Ghi lại các vụ tai nạn liên quan đến thiết bị có liên quan.
Trong [Thống kê tai nạn], bạn có thể xem thông tin tai nạn trong một khoảng thời gian.
5. Quản lý tài liệu
-
Thêm một tài liệu mới vào My Workbench và đặt định dạng tệp thành "Tệp đính kèm". Trong phần Tài liệu liên quan, hãy chọn thiết bị mà tài liệu liên quan đến
6. Dữ liệu cơ bản
Dữ liệu cơ bản ghi lại thông tin của các đơn vị giao dịch và cung cấp danh sách đơn vị thả xuống để thiết lập dữ liệu thiết bị và dữ liệu phụ kiện sau này.