1. Trung tâm cá nhân

Mỗi nhân sự đều có một không gian làm việc cá nhân riêng biệt. Tại đây, họ có thể ghi lại các thông tin liên lạc thường dùng, lập kế hoạch cá nhân và quản lý công việc hàng ngày.

2. Trung tâm thông tin

Đóng vai trò là kho lưu trữ và truyền đạt thông tin dùng chung cho tất cả các phòng ban trong toàn công ty.

3. Ứng dụng phổ biến

Mô-đun này chủ yếu xử lý các quy trình luồng công việc (Workflow). Lấy [Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc] làm ví dụ minh họa:

Dựa vào các khối màu trên biểu đồ, quy trình này cần 6 bước phê duyệt. Để người nộp đơn nhận được kết quả cuối cùng, hệ thống yêu cầu thêm một tác vụ "Nhận phản hồi".

4. Quản lý tài nguyên

Bao gồm việc quản lý trang thiết bị vật tư, phương tiện đi lại và phòng họp của doanh nghiệp.

[1] Quản lý vật tư

• Thông tin cơ bản về vật tư được khai báo vào bảng [Thông tin vật phẩm].
• Khi cần mua mới, điền [Lệnh Mua Vật Tư]. Khi lưu lệnh, số lượng tồn kho sẽ tự động tăng (và giảm đi nếu xóa lệnh).
• Khi xuất kho, điền [Phiếu Thu Thập Vật Tư]. Số lượng tồn kho sẽ tự động giảm trừ.

[2] Quản lý xe

• Khai báo thông tin tài xế vào bảng [Thông tin tài xế] và thông tin xe vào bảng [Thông tin xe].
• Hệ thống sử dụng các dữ liệu này để quản lý [Bảo hiểm xe], [Bảo dưỡng xe] và theo dõi [Hồ sơ lái xe].

[3] Quản lý phòng họp

• Khai báo danh sách phòng họp vào bảng [Thông tin phòng hội nghị].
• Sử dụng [Mẫu phê duyệt cuộc họp] thông qua luồng trình ký Tổng Giám đốc.
• Ghi nhận nội dung qua [Biên bản cuộc họp] dựa trên các thông tin đã phê duyệt.

5. Quản lý Nguồn nhân lực

(Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo chuyên đề "Hệ thống quản lý nhân sự HRM").

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự tập trung. Từ đó đồng bộ sang đăng ký [Hồ sơ đào tạo] và [Quản lý phúc lợi].
• Với [Quản lý chấm công], hệ thống tự động trích xuất dữ liệu từ máy chấm công để đổ vào bảng quản lý chuyên sâu.
• Có thể triển khai [Biểu mẫu khảo sát nhân viên] diện rộng và tự động thu thập kết quả.

6. Quan hệ Khách hàng & Hàng tồn kho

Bao gồm quản lý khách hàng (CRM) và kho thành phẩm kinh doanh (khác với quản lý vật tư văn phòng ở phần trên).

[1] Quản lý khách hàng

• (Xem thêm chuyên đề "Hệ thống CRM").
• Lưu trữ hồ sơ tại [Thông tin cơ bản của khách hàng].
• Theo dõi toàn trình: [Hồ sơ khách truy cập], [Hồ sơ chuyến thăm], [Hồ sơ báo giá] và [Hồ sơ hợp đồng].

[2] Quản lý hàng tồn kho

• Khai báo nguồn cung tại [Quản lý nhà cung cấp] và thông tin sản phẩm tại [Thông tin hàng tồn kho].
• Lập [Phiếu Nhập kho] để tăng số lượng tồn, ghi nhận tích lũy mua hàng và công nợ.
• Lập [Phiếu Xuất kho / Đơn hàng] để giảm số lượng tồn và ghi nhận doanh số bán hàng.

7. Chức năng Quản lý Thông báo

Thông báo trên Excel Server hỗ trợ 2 định dạng: Thông báo mẫu (Template) và Văn bản thuần túy (Plain text). Mọi cá nhân truy cập Web portal đều có thể xem được.

• Ví dụ: "Thông báo về kỳ nghỉ lễ Quốc tế Lao động!". Khi nhân viên truy cập vào cổng thông tin, thông báo này sẽ hiển thị ngay tại trang đăng nhập.

8. Hiển thị danh mục (Phân loại hiển thị)

Các biểu mẫu trong hệ thống có thể được tổ chức và hiển thị theo dạng cây danh mục logic.

Lấy mô-đun "Trung tâm thông tin" làm ví dụ: Nếu có quá nhiều "Tài liệu công ty", quản trị viên có thể thiết lập trường phân loại để nhóm chúng thành các thư mục tài liệu khác nhau, giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn.